IEDGE – Elevator Pitch de un Project Manager
Imaginemos la siguiente escena: Un Director de Proyectos coincide con su patrocinador en el ascensor. Usted puede mantener dos tipos de conversaciones:
Conversación número 1
- Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
- Director de Proyectos: Pues, así, así… Resulta que Pepe se va de la empresa y nos deja un poco colgados…
- Patrocinador: ¿Pepe? ¿Quién es Pepe?
- Director de Proyectos: Nuestro experto en base de datos, creía que le conocías. No sé qué vamos a hacer sin él…
- Patrocinador: Entonces, ¿le tengo que decir al cliente que habrá retraso?
- Director de Proyectos: Estaría bien, sí.
- Patrocinador: ¿Cuánto tiempo? ¿Qué acciones vamos a tomar? ¿Cuánto nos va a costar? ¿Por qué no había un reemplazo?
- Director de Proyectos: Es que no damos abasto con las nuevas peticiones. Día sí, día también, nos cambian los requisitos.
- Patrocinador: Eso no puede ser, no tenemos que decirle a todo que sí, es un contrato a precio cerrado. Iré a verle mañana. Dame el registro de cambios, el registro de riesgos y el estimate to complete.
- Director de Proyectos: Ejem…, bueno… yo me quedo en este piso. Luego, si eso, ya te pongo un email…
Como es de esperar, el patrocinador no recibirá ese email esta tarde, habrá que atender otras peticiones urgentes. ¿Qué pensará este patrocinador de este Director de Proyectos? ¿Le verá como un Director de Proyectos Eficaz? ¿Qué dirá cuando le pidan opinión para su evaluación anual? ¿Y si el Director General hubiera coincidido también en el mismo ascensor?
Conversación número 2
Ahora démosle la vuelta a la escena. En ese mismo trayecto en ascensor ¿qué diría un Director de Proyectos Eficaz?
- Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
- Director de Proyectos: Tienes un email mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
- Patrocinador: ¿Impactaba la fecha límite?
- Director de Proyectos: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
- Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
- Director de Proyectos: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
- Patrocinador: ¿Qué sugieres que hagamos?
- Director de Proyectos: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el email que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente…
¿Aprecian la diferencia? Este otro Director de Proyectos sí transmite una imagen de eficacia, desde luego. ¿Cuál es su secreto? Principalmente, el control cuantitativo. En cada momento, es capaz de medir la distancia entre lo que está ocurriendo y lo que debería estar ocurriendo (en nuestra jerga, la expresión cuantitativa de lo que debería ocurrir se denomina línea base). No hace falta que sus interlocutores dominen esas técnicas porque también es capaz de adaptar la comunicación.
¡Quedo a la espera de sus comentarios!
Profesor del área de Tecnología y Sistemas de Información
* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.
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Victor Martínez de Castro
comento el día 19 de septiembre a las 9:58 pm (#)
En cualquier proceso de expansión, consolidación o integración de una organización se generan ideas e iniciativas de proyecto. Sin embargo, resulta muy común que una vez acordados los proyectos, no se les asignen recursos ni se les dé seguimiento. Ha resultado rlevante el post y las presentaciones para entender que hay herramientas que ayudan administrar estas iniciativas/proyectos. No sabía que existían métricas tan particulares para determinar la eficiencia en la admón de proyectos, en dónde puedo leer más sobre estas métricas?
José Barato
comento el día 21 de septiembre a las 1:01 pm (#)
Les recomiendo este documento del Software Engineering Institute titulado «Deriving Enterprise-Based Measures Using the Balanced Scorecard and Goal-Driven Measurement Techniques. Software Engineering Institute, Technical Note CMU/SEI-2003-TN-024»:
http://repository.cmu.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1541&context=sei