IEDGE – Director General de PROYECTO S.A.
Se dice que un Project Manager debería actuar como el Director General de una pequeña empresa (Chief Executive Officer, en inglés), sólo que dicha empresa es el proyecto. ¿Cómo debería comportaría un Project Manager si le nombran CEO de PROYECTO S.A.?
- Si tiene el hábito de comprometerse, se sentirá responsable de administrar eficazmente los recursos (recursos económicos, personales, materiales) que le han sido confiados.
- Si tiene el hábito de planificar, conocerá mejor que nadie la misión, la visión, los valores, el plan a corto, a medio y a largo plazo, los potenciales problemas y oportunidades, las relaciones con terceros, los procesos aplicables, los estándares de calidad, etc.
Los dos hábitos anteriores (comprometerse y planificar) son muy importantes. Pero para un CEO, quizá sea más importante el hábito de hacer que las
cosas se hagan:
- Un CEO no hace las cosas él mismo, sino que delega eficazmente en encargados (no en recaderos). No es eficaz dictar cada una de las actividades, ni bajar demasiado a los detalles técnicos. Toda delegación eficaz tiene 5 pasos: 1) acordar los resultados deseados; 2) indicar directrices o rangos de actuación; 3) identificar los recursos disponibles; 4) explicitar los mecanismos de seguimiento y evaluación y 5) clarificar las consecuencias del buen o mal desempeño.
- Pero los demás no lo hacen todo. ¿A qué dedicaría la mayor parte de su tiempo? A comunicar de forma “ejecutiva”. La comunicación en el plano operativo, orientada a hacer que las cosas se hagan, no debe saturar con demasiados detalles. Cuando al CEO de PROYECTO S.A. le toca hablar en “la junta de accionistas”, sus mensajes son claros, sintéticos, objetivos, soportados con datos, factuales. Resume lo ha ocurrido y anuncia lo que ocurrirá. Los miembros del comité de dirección hacen preguntas de alto nivel, él ya tenía preparadas todas las respuestas y va “al grano”.
- Por último, la parte más “fea” de ser un CEO, es que los errores se pagan (te pueden degradar, destituir, acusar, llevar a juicio). A veces los errores no son propios, y hay que cargar con errores ajenos. Lo único que puede hacerse aquí es “gestionar la expiación”. A lo mejor no hace nunca falta, pero no es mala práctica tener un registro actualizado de los eventos significativos del proyecto, las decisiones que se tomaron, quién las tomó, cuándo, quién las originó, cuál fue la propia recomendación, los riesgos asumidos, etc.
En el ámbito de la gestión de proyectos, hay algunas técnicas bien conocidas que nos ayudan a la hora de producir una “comunicación ejecutiva”, por ejemplo las tres siguientes:
- La comunicación sobre las desviaciones en costes y plazos puede basarse en el estándar EVM (Earned Value Management).
- Las desviaciones sobre el alcance se pueden representar gráficamente sobre la WBS (Work Breakdown Structure), con el porcentaje completado sobre cada cuenta de control.
- Los informes de situación suelen tener una estructura muy estandarizada y los destinatarios agradecen que se utilicen cuadros de mando, con indicadores semafóricos (verde= no hay que preocuparse, ámbar = cautela; rojo = peligro).
En cuanto a “gestionar la expiación”, es muy efectivo mantener un registro de riesgos, por un lado, y también un registro de los hechos significativos del proyecto, o lo que es lo mismo, una bitácora del proyecto.
¡Quedo a la espera de sus comentarios!
Profesor del área de Tecnología y Sistemas de Información
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* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.
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DiegoArenas
comento el día 16 de septiembre a las 8:21 pm (#)
El concepto de CEO de un proyecto me pareció estupendo, con el énfasis en gestión de riesgos y capacidad de delegar
Victor Martínez de Castro
comento el día 19 de septiembre a las 10:22 pm (#)
El post ejemplifica muy bien la labor de un director de proyectos – CEO. En dónde podemos encontrar más información y casos prácticos para EVM y WBS???
José Barato
comento el día 21 de septiembre a las 1:03 pm (#)
Sobre EVM:
Pueden encontrar una introducción a EVM en Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
También les recomiendo un artículo que publiqué en PMI titulado «Convincing Project Managers to Use EVM (and Making no Excuses)»: https://docs.google.com/open?id=0B1undNrr-VYBRS1qUVNObmRyaHM
Sobre WBS, les recomiendo este enlace de Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Work_breakdown_structure
Victor M de C
comento el día 01 de octubre a las 6:21 pm (#)
Gracias por las ligas.