IEDGE – Organización de un evento
Continuando con el post “Las ferias como elemento del Evento” voy a explicar cómo organizar un evento.
La organización de cualquier evento conlleva realizar una serie de pasos imprescindibles sin los cuales este no se llevaría a cabo con éxito. Todas y cada una de las fases de desarrollo y organización de un evento deben estar definidas “con anterioridad” a su comienzo evitando así que se generen situaciones imprevistas o de falta de control.
De igual forma el conjunto de “actores principales” que intervienen en la organización y gestión de un evento deben ser definidos asignando de manera clara y específica las funciones y responsabilidades asumibles por cada uno de ellos.
La definición de los objetivos de un evento debe ser “minuciosa” teniendo en cuenta la importancia creciente del mismo dentro del Mix de Marketing y de los Planes Estratégicos Comerciales de las grandes compañías.
Existe, actualmente, una extensa tipología de eventos pudiendo englobarse en alguna de estas categorías:
Los distintos tipos de eventos incluidos en esta amplia tipología presentan diferencias entre sí, pero sin embargo poseen características que son comunes a todos y cada uno de ellos:
- son importantes herramientas estratégicas de mkt&comunicación
- son actos en tiempo real
- tienen como objetivo principal la comunicación y el contacto directo
- suponen importantes partidas presupuestarias
- son actos que comparten, con ciertas matizaciones, una misma estructura a nivel de proveedores (salas, audiovisuales, catering, transporte, alquiler de material,etc…)
- generan comunicación one-to-one y feedback desde el primer momento
Fases de organización y desarrollo de un evento:
1.- Decisión e introducción en el plan estratégico de marketing (Pre-evento)
- Fase pre-evento
- Fase cuyo desarrollo coincide con el momento de Configuración de los planes estratégicos (mkt, Comercial,etc…) de la compañía
- La empresa decide sobre la introducción o no de Los eventos como un instrumento o herramienta Estratégica mas dentro de sus planes de empresa
2.- Generación de ideas (Brainstorming & Pre-Briefing)
- Fase pre-evento
- Fase durante la cual se trabaja en la 1ª Concepción y boceto aproximativo del evento
- La empresa genera las primeras ideas sobre el Evento, así como las diferentes propuestas para el Desarrollo e implementación del mismo
- Fase en la que se da importancia a la correcta Integración del evento como herramienta Estratégica para la compañía
3.- Briefing y planificación
- Fase pre-evento
- Desarrollo integral del briefing
- Conceptualización definitiva del evento
- Planificación total del evento
4.- Realización del acto
- Materialización del briefing
- Desarrollo en tiempo real del evento
- Ejecución de la planificación
- Comienzo de la fase de control y seguimiento
- Fase pre-control
5.- Seguimiento y control
- Continúa el desarrollo del evento
- Seguimiento de la ejecución correcta del evento en base a su planificación
- Control de desviaciones durante el evento
- Resolución de incidencias e imprevistos
6.- Cierre del evento (Post-Briefing)
- Finalización del evento
- Elaboración de post-brief
- 1er. análisis preliminar de resultados
7.- Medición de datos y análisis de resultados (Post-Evento)
- Fase post-evento
- Comienzo de la medición y estudio de datos de Interés para la compañía
- Análisis de resultados tras la celebración del Evento: ejecución y desarrollo, cumplimiento de Objetivos, análisis mkt, análisis económico financiero (ROI)
- Elaboración de informe final
En el siguiente post hablaré del seguimiento y control de un evento.
¡Quedo a la espera de sus comentarios!
Profesor de Dirección de Marketing
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* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.
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Sara Fonseca
comento el día 07 de mayo a las 5:10 pm (#)
Hola Hugo,
Cuales pueden ser algunas de las herramientas de seguimiento de un evento?
Saludos,
Sara
Hugo
comento el día 09 de mayo a las 8:48 pm (#)
Hola Sara
Un check list de forma que puedas realizar un seguimiento del desarrollo del evento, control de asistentes… Imagínate que eres una empresa que ofrece servicios de consultoria y has organizado un seminario de inversiones, te han confirmado su asistencia 100 clientes, tendrás que controlar esa asistencia el día que tiene lugar el seminario, es muy probable que uno de tus objetivos sea la asistencia de X asistentes.
Gracias
Un saludo
Hugo